Consejos para renovar tu licencia de AnyDesk de gobierno

En los procesos de contratación pública, como subastas o licitaciones, es común que entidades de gobierno busquen adquirir o renovar soluciones de software críticas como AnyDesk. Sin embargo, estos procesos pueden atraer a proponentes sin la experiencia adecuada, creyendo erróneamente que renovar una licencia de AnyDesk es tan simple como comprar un nuevo producto en línea.

Esta falta de conocimiento puede generar graves problemas operativos, de seguridad y de cumplimiento para la entidad. Por eso, es fundamental que la entidad de gobierno estructure muy bien su proceso de renovación desde el pliego de condiciones (o TDR).

A continuación, explicamos algunos de los problemas más comunes y cómo evitarlos.

⚠️ Posibles Problemas de una Renovación Mal Gestionada

Si el proceso de contratación no es lo suficientemente específico, la entidad se expone a riesgos significativos:

1. Entrega de una licencia incorrecta para ahorrar costos

Un proponente inexperto o con malas intenciones podría ofrecer una licencia de nivel inferior para ganar la licitación con un precio más bajo.

• Ejemplo: La entidad necesita renovar su licencia Standard (que permite ciertas funciones de gestión), pero el proveedor entrega una licencia SOLO (diseñada para un solo usuario) porque es más económica. Esto deja a la entidad sin las características que necesita para operar.

2. Entrega de una licencia nueva en lugar de renovar la existente

Este es uno de los errores más graves. En lugar de extender la vigencia de la licencia actual, el proveedor simplemente compra una licencia completamente nueva.

• Consecuencias:
  • Pérdida de configuraciones: Se pierden todos los ajustes de seguridad, libros de direcciones, registros de sesiones y el branding personalizado de la entidad.
  • Redespliegue masivo: La nueva licencia debe ser instalada y configurada manualmente en todo el parque de equipos de la organización, generando un costo operativo enorme y tiempo de inactividad.

3. La licencia queda a nombre del proveedor (no de la entidad)

El proveedor realiza la compra a su propio nombre y luego “asigna” el uso a la entidad. Esto crea una dependencia peligrosa y múltiples riesgos:

• Dificultad para el soporte: Cuando la entidad intente contactar al soporte técnico de AnyDesk, no podrá hacerlo directamente, ya que no figura como la propietaria de la licencia.
• Riesgo de seguridad: El proveedor (un tercero) tiene control administrativo sobre la licencia, pudiendo ver información sensible o, en el peor de los casos, bloquear el acceso.
• Problemas de cumplimiento: La propiedad del software no está a nombre de la entidad, lo que genera problemas en auditorías de licenciamiento y cumplimiento normativo.

📋 Recomendaciones para una Renovación Gubernamental Exitosa

Para garantizar que la renovación de su licencia de AnyDesk se realice correctamente y sin inconvenientes, recomendamos incluir los siguientes puntos en su proceso de contratación:

1. Dimensionar bien el requerimiento Siempre contacte con el mayorista local autorizado para validar la licencia actual y confirmar que las características y el número de usuarios siguen siendo los adecuados para la necesidad de la entidad.

2. Ser explícito en los Términos de Referencia (TDR) El pliego de condiciones debe indicar claramente:

• Que el objeto del contrato es una RENOVACIÓN de una licencia existente.
• Que no se aceptarán licencias nuevas que impliquen un redespliegue de software.
• Que no se aceptarán licencias de un tipo diferente (ej. SOLO en lugar de Standard) a la que se está renovando, a menos que se trate de una actualización (upgrade) solicitada por la entidad.

3. Exigir proponentes certificados Solicite que todos los proponentes demuestren su idoneidad. La mejor manera de hacerlo es exigir que estén certificados y respaldados por el mayorista local autorizado, lo cual debe acreditarse mediante una carta oficial emitida por dicho mayorista.

4. Planificar con tiempo Los procesos de contratación pública pueden ser largos. Inicie el proceso con suficiente antelación para que la adjudicación y el pago concluyan antes del vencimiento actual del servicio. Esto evitará interrupciones en la operación de la entidad.

De ese modo, la entidad se asegura de que la renovación se hará correctamente, manteniendo la integridad de su plataforma, protegiendo su inversión y garantizando la continuidad operativa sin inconvenientes.

Contáctanos para resolver todas tus dudas!